La direttiva macchine 2006/42/CE richiede che la progettazione e la realizzazione della macchina ai fini della sua sicurezza siano opportunamente documentate in modo da tenere traccia del procedimento seguito e delle soluzioni adottate per la sua protezione. Questa documentazione può essere utilizzata per la dimostrazione della conformità della macchina ai requisiti delle disposizioni legislative applicabili e per successivo utilizzo su macchine simili.
La realizzazione del fascicolo tecnico, o della documentazione tecnica pertinente per le quasi -macchine, deve cominciare con l’inizio dell’ideazione e della progettazione della macchina e deve proseguire durante tutta la sua realizzazione fino al collaudo finale della macchina stessa (o del prototipo nel caso di macchine fabbricate in serie) e alla redazione della documentazione di accompagnamento della macchina (in particolare delle istruzioni per l’uso).
Il contenuto del fascicolo tecnico per le macchine è descritto nella lettera A dell’allegato VII della direttiva 2006/42/CE e deve comprendere, tra l’altro la:
Il fascicolo tecnico deve quindi contenere l’elenco dei requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute dell’allegato I della direttiva 2006/42/CE applicabili alla macchina; è opportuno che vengano elencati tutti i requisiti essenziali contenuti nell’allegato I, specificando esplicitamente quando questi non sono applicabili.
Devono essere indicate nel fascicolo tecnico le misure adottate per eliminare i pericoli o per ridurre i rischi e gli eventuali rischi residui rimanenti dopo l’adozione di tali misure.
E’ opportuno che tali misure siano associate ai requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute sopra citati, in modo da dimostrare come questi vengono soddisfatti adottando adeguati provvedimenti.
Qualora nella definizione delle misure di sicurezza vengano utilizzate norme, è opportuno che vengano citate: se le norme utilizzate sono armonizzate, l’aspetto trattato dalla norma gode dell’automatica presunzione di conformità ai requisiti della direttiva macchine coperti, quindi è sufficiente citare la norma – o i suoi punti – utilizzata come riferimento e descrivere come la macchina la soddisfa.
La mancata presentazione del fascicolo tecnico, o della documentazione tecnica pertinente, in seguito a una domanda debitamente motivata delle autorità nazionali competenti può costituire un motivo sufficiente per dubitare della conformità della macchina in questione ai requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute della direttiva macchine, in quanto, in assenza del fascicolo tecnico, o della documentazione tecnica pertinente, il fabbricante non ha modo di dimostrare il rispetto da parte della macchina dei requisiti legislativi a essa applicabili.
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